Een dinnershow kan een mooie aanleiding zijn voor een bijzondere restaurantavond. Voordat u een datum en ticketaanbod vastlegt, wilt u weten hoeveel betalende gasten nodig zijn. Een volle reserveringslijst zegt op zichzelf weinig als niet duidelijk is welke kosten de avond met zich meebrengt. Begin daarom met een eenvoudige berekening op basis van concrete afspraken.
Leg eerst vast wat u precies verkoopt
Bepaal wat een ticket omvat: het diner, de show en eventueel andere onderdelen. Maak afzonderlijk duidelijk hoe u met drankjes omgaat. Zo voorkomt u dat de berekening uitgaat van inkomsten die niet in het arrangement zitten of kosten vergeet die u wel moet maken.
Bij Echoes of Legends verzorgt de locatie volgens de huidige FAQ het diner, de bediening en de ticketing. Laat in de offerte bevestigen wat de showproductie levert en wat op uw locatie aanvullend nodig is. Gebruik voor de berekening die concrete taakverdeling, niet alleen een algemene omschrijving van de avond.
Bereken de bijdrage per betalende gast
Begin met de opbrengst van het ticket en trek daarvan de kosten af die rechtstreeks met iedere extra gast samenhangen. Denk aan het afgesproken menu en eventuele andere inbegrepen verbruiksartikelen. Reken opbrengsten en kosten op dezelfde grondslag; laat uw eigen administratie bepalen welke bedragen daarvoor passend zijn.
Wat overblijft, is de bijdrage per betalende gast aan de vaste avondkosten. Dit is nog geen winst. Verwerk niet automatisch extra drankverkoop die nog onzeker is. Als u die toch meeneemt in een scenario, maak dan zichtbaar dat dit een aanname is.
Zet de vaste avondkosten apart
Noteer de bevestigde kosten voor de show en de overige kosten die voor deze avond vaststaan. Denk aan afgesproken techniek, promotie en extra personeelsinzet. Personeelskosten kunnen deels met het gastenaantal veranderen; zet die dan in het bijbehorende scenario in plaats van ze overal als hetzelfde bedrag te gebruiken.
De eenvoudige rekensom luidt: vaste avondkosten gedeeld door de bijdrage per gast. Rond de uitkomst naar boven af op hele betalende gasten. Is de bijdrage nul of negatief, dan kan extra kaartverkoop binnen dit model de vaste kosten niet dekken. Eerst moet dan het arrangement of de kostenopbouw veranderen.
Vergelijk de uitkomst met uw echte capaciteit
Reken niet zonder meer met alle stoelen die normaal in het restaurant passen. De showopstelling, zichtlijnen en werkruimte voor bediening kunnen de bruikbare capaciteit beïnvloeden. Stem de zaalindeling af voordat u een financieel plan baseert op het maximale aantal plaatsen.
Ligt het berekende minimum dicht bij die capaciteit, dan blijft weinig ruimte voor tegenvallende verkoop. Maak daarom ook een scenario met minder gasten. Noteer daarnaast wanneer u kosten definitief aangaat en welke wijzigings- of annuleringsafspraken in uw offertes staan. Een rekensom vervangt die afspraken niet.
Beslis vóór u de avond aankondigt
Bespreek ticketinhoud, kosten, zaalopstelling en verkoopscenario samen. Spreek een beslismoment af waarop u beoordeelt of de voorbereiding door kan gaan. Het doel is een avond die bij uw restaurant en mogelijkheden past. Zodra dat duidelijk is, kunnen keuken, bediening en productie het draaiboek verder uitwerken.
Wilt u onderzoeken of Echoes of Legends bij uw restaurant past? Deel uw locatie, beoogde periode, zaalindeling en idee voor het arrangement. Dan kunnen we de invulling en de punten voor uw eigen haalbaarheidsberekening bespreken.