Bij een dinnershow komen twee ritmes samen. De keuken werkt naar gerechten die op het juiste moment naar buiten moeten. De cast werkt naar muzikale hoogtepunten die aandacht verdienen. Een goede voorbereiding maakt ruimte voor beide.
Voor een restaurant, hotel of eventlocatie begint dat met één gezamenlijk draaiboek. Niet alleen de begintijden staan daarin, maar ook wie het startsein geeft, wanneer de bediening beweegt en wat er gebeurt als het diner uitloopt.
Leg eerst de taakverdeling vast
Wie verzorgt het diner, de bediening en de ontvangst? Wie stemt de show en techniek af? Benoem die verantwoordelijkheden vóór u het programma aan gasten communiceert.
Bij Echoes of Legends op een horecalocatie verzorgt de locatie het diner, de bediening en de kaartverkoop; de show wordt met het team afgestemd. Bespreek voor uw specifieke aanvraag welke taken bij de locatie blijven en welke productieonderdelen worden geleverd.
Wijs aan beide kanten een aanspreekpunt aan. De avond wordt overzichtelijker wanneer wijzigingen via een afgesproken contact lopen.
Werk met showblokken en servicevensters
Een servicevenster is een afgesproken moment waarop de bediening gerechten kan inzetten of tafels kan afruimen. Het hoeft niet altijd volledig stil te zijn, maar het moet passen bij wat er op het podium gebeurt.
Laat de keuken aangeven hoeveel tijd een gang vraagt. Bespreek vervolgens met de productie welke delen van de show alle aandacht nodig hebben en waar service kan plaatsvinden. Zo voorkomt u dat medewerkers met volle dienbladen door een belangrijk luistermoment moeten bewegen.
De basisopzet van Echoes of Legends bevat drie showblokken van circa vijftig minuten. De plaats van die blokken in de avond wordt afgestemd op diner en service. Ga daarom niet uit van een algemeen internetschema, maar maak een planning voor uw menu, gastenaantal en zaal.
Zet meer in het draaiboek dan een kloktijd
Een bruikbare regel bevat een onderdeel, verantwoordelijke, voorwaarde en startsein. Bijvoorbeeld: ‘Showblok starten zodra de laatste tafel is bediend, na bevestiging door de floormanager.’
| Afspraak | Wat legt u vast? |
|---|---|
| Aan tafel | Wie kondigt dit aan en is de ontvangst afgerond? |
| Uitserveren | Welke route gebruikt de bediening en hoeveel tijd is voorzien? |
| Start showblok | Wie controleert of keuken, zaal en techniek klaar zijn? |
| Speech of verrassing | Wie kondigt deze aan en wanneer is de microfoon beschikbaar? |
| Afsluiting | Wanneer volgt koffie, vertrek of een vervolgprogramma? |
Dat geeft medewerkers houvast wanneer de werkelijkheid net anders loopt dan de planning.
Controleer de zaal vanuit de gast én de bediening
Ga op verschillende plaatsen aan tafel zitten. Is het podium zichtbaar? Blijven decoratie en verlichting uit de belangrijkste zichtlijnen? Kan een medewerker veilig langs de tafels zonder door het speelvlak te lopen?
Reserveer de afgesproken ruimte voor cast en techniek. Laat die niet tijdens het diner veranderen in een plek voor extra stoelen, opslag of een dessertbuffet. Bespreek ook kleedruimte, aankomst, laden en lossen en de toegang vóór de gasten binnenkomen.
Beoordeel de aanwezige geluidsinstallatie samen met de productie. Muziek kunnen afspelen in het restaurant is niet hetzelfde als een installatie die geschikt is voor de gekozen show.
Spreek af wat er gebeurt bij uitloop
Een vertraagde gang betekent niet dat iedereen afzonderlijk het programma moet aanpassen. Laat één aangewezen verantwoordelijke samen met keuken en productie beslissen wat verschuift.
Maak onderscheid tussen een kloktijd en een voorwaarde. Soms kan een aankondiging wachten tot de laatste tafel klaar is. Soms moet juist een later onderdeel opnieuw worden gepland. Verander de volgorde of lengte van showblokken alleen in overleg met de productie.
De laatste briefing vóór ontvangst
Loop het draaiboek nog één keer door met keuken, floormanager en productie. Controleer contactpersonen, startseinen, belangrijke speeches en de serviceafspraken. Zorg dat iedereen dezelfde versie gebruikt.
Wilt u weten hoe Echoes of Legends bij uw locatie past? Bekijk de showopbouw en stuur bij uw aanvraag uw zaalindeling, menuopzet, gastenaantal en gewenste avondduur mee. Daarmee kunnen we de show en het diner vanaf het begin als één programma voorbereiden.